Nhiều tài liệu kinh doanh quan trọng chỉ tồn tại dưới dạng tệp PDF được quét. Hồ sơ tài chính cũ, báo cáo lưu trữ, hóa đơn giấy được quét vào hệ thống quản lý tài liệu và dữ liệu cũ chưa từng được tạo ở dạng kỹ thuật số đều trở thành các tệp PDF dựa trên hình ảnh, trong đó nội dung là ảnh chụp thay vì văn bản thực sự.
Các công cụ chuyển đổi PDF thông thường không thể trích xuất dữ liệu từ các tệp PDF được quét vì không có dữ liệu văn bản để xử lý. Chúng chỉ nhận diện hình ảnh và tạo ra lỗi hoặc tệp đầu ra dựa trên hình ảnh, không hữu ích hơn so với tệp gốc.
I Love PDF sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để đọc các trang PDF được quét. Công cụ OCR phân tích hình ảnh của từng trang, nhận diện văn bản và dữ liệu số, xác định cấu trúc bảng và ranh giới cột, sau đó trích xuất nội dung thành dữ liệu thực có thể chỉnh sửa trong tệp Excel. Hóa đơn được quét, biên lai được chụp ảnh, báo cáo tài chính lưu trữ và các tài liệu dựa trên hình ảnh khác chứa bảng và số liệu đều có thể được chuyển đổi thành các tệp Excel hoạt động với dữ liệu thực sự có thể chỉnh sửa và sử dụng.
Độ chính xác của OCR phụ thuộc vào chất lượng bản quét. Các tài liệu được quét rõ nét, có độ tương phản tốt và sử dụng phông chữ tiêu chuẩn sẽ được chuyển đổi với độ chính xác cao. Các bản quét có độ phân giải rất thấp, nội dung viết tay hoặc tài liệu có các thành phần chồng lấp phức tạp có thể cần được kiểm tra và chỉnh sửa thủ công sau khi chuyển đổi. Để đạt kết quả OCR tốt nhất, hãy sử dụng bản quét có chất lượng cao nhất làm tệp nguồn. Nếu tệp PDF được quét có dung lượng rất lớn, hãy sử dụng công cụ nén PDF của chúng tôi sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị khác để giảm kích thước tệp trước khi chuyển đổi.